Laut meiner Monatsbilanz habe ich kaum Akquise gemacht. Falsch gezählt hatte die Tabelle.

Am ersten Oktober habe ich meinen September ausgewertet: ein Arbeitstagebuch mit einer Zeile pro Aufgabe, jede mit Kategorie, Zeit und einer kurzen Notiz. In der Spalte Akquise stand am Ende fast nichts.

Das hat nicht gestimmt. Ich hatte in diesem Monat Interessenten angeschrieben, nachgefasst und über genau diese Arbeit meinen ersten Produktverkauf an einen neuen Kunden gemacht. In der Tabelle stand davon fast nichts, weil die Akquise in Sammelzeilen steckte. „Morgenrunde, Rechnungen, Mails an Interessenten“ bekam eine Kategorie, und die hieß Aufbau.

Eine Monatsbilanz ist nur so ehrlich wie das, was du vorher einträgst. Was ich daraus gelernt habe und wie ich meinen Monat seitdem auswerte, steht in diesem Artikel.

Zwei Fehler, die jede Zeitauswertung kaputt machen

Der erste Fehler sind die Sammelzeilen. Sobald eine Zeile drei Dinge enthält, gewinnt in der Auswertung das größte davon. Akquise und Verwaltung sind fast immer die kleinen Dinge in so einer Zeile, und genau sie verschwinden dann. Am Monatsende sieht es aus, als hättest du keine Akquise gemacht, und du ziehst daraus den falschen Schluss.

Der zweite Fehler ist neuer und betrifft jeden, der mit KI arbeitet. Seit Mitte September erledigt Claude bei mir einen großen Teil der Umsetzung. In meiner Zeitspalte stand danach überwiegend die Zeit, in der Claude gearbeitet hat, nicht meine eigene. Den Großteil der Zeilen hatte Claude allein erledigt. Wer das nicht trennt, hat einen Monat, der auf dem Papier voller aussieht, als er war, und einen Stundensatz, der niedriger aussieht, als er ist.

Was die Auswertung trotzdem gezeigt hat

Im September habe ich bei jeder Zeile notiert, wie es mir damit ging, auf einer Skala von minus zwei bis plus zwei. Diese Spalte war die ehrlichste des ganzen Monats.

Bei den Einträgen auf minus zwei war die Mehrheit Nacharbeit: Listen, die ich dreimal korrigieren musste, Reklamationen und Dinge, die eigentlich schon erledigt waren und noch einmal aufgingen. Teuer war also die Schleife um etwas, das schon fertig sein sollte.

Im Alltag sieht man das nicht. Da fühlt sich jeder dieser Tage einzeln anstrengend an, und der nächste Tag ist ein neuer Tag. In der Tabelle sieht man es in fünf Minuten, weil diese Zeilen nebeneinander stehen.

Die vier Kategorien, mit denen ich seitdem arbeite

Jede Arbeit bekommt genau eine von vier Kategorien.

• Umsatz ist bezahlte Kundenarbeit. Es gibt einen Auftrag oder eine Rechnung dafür.
• Akquise ist Arbeit an Geld, das noch nicht beauftragt ist: Angebote, Nachfassen, Kontakte, Interessenten recherchieren. Das gilt auch bei Bestandskunden, solange das neue Projekt nicht zugesagt ist.
• Aufbau ist etwas Bleibendes ohne konkreten Abnehmer, zum Beispiel ein Produkt, eine Seite, eine Vorlage oder ein Blogartikel.
• Verwaltung muss sein und hinterlässt nichts: Rechnungen, Steuer, Ablage, Technik.

Die Trennregel ist einfach. Sobald ein Auftrag existiert, ist es Umsatz, alles davor ist Akquise. Ob etwas Aufbau oder Verwaltung ist, entscheidet eine Frage: Ist das nächsten Monat noch da und arbeitet für mich?

Dazu kommt, wer gearbeitet hat. Meine eigene Zeit steht in einer Spalte, die Zeit, in der ein Werkzeug für mich gearbeitet hat, in einer anderen.

Erst die Zahlen, dann die Fragen

Die Reihenfolge ist der wichtigste Teil der Monatsbilanz. Wer mit der Reflexion anfängt, antwortet aus dem Gefühl, das der letzte Kunde oder die letzte Mail hinterlassen hat. Deshalb schaue ich mir zuerst fünf Dinge an: Wohin ist meine Zeit gegangen? Was hat mich jeder Kunde an Stunden gekostet, und was hat er bezahlt? Was hat sich wiederholt? Wie viel Akquise war es, und was ist daraus geworden? Was habe ich gebaut, und arbeitet es schon?

Erst danach kommen sieben Fragen an mich selbst. Zwei schauen zurück, drei auf die Richtung, zwei nach vorn. Die Frage, die mich im September am meisten überrascht hat, war die nach dem Ziel. Ich lese vorher wörtlich nach, was ich mir im letzten Monat vorgenommen hatte, und frage mich, ob das noch dasselbe Ziel ist. Ich wusste es nach vier Wochen nicht mehr genau.

Am Ende steht ein Fahrplan mit höchstens fünf Punkten, abgeleitet aus meinen eigenen Antworten. Was ich bewusst nicht festlegen will, schreibe ich auch auf. Bei mir war das im Oktober eine feste Stundenzahl für Akquise.

Drei Handgriffe, damit die Auswertung etwas taugt

• Eine Zeile, eine Sache. Keine Sammelzeilen, auch wenn es abends schneller ginge.
• Eigene Zeit und Werkzeug-Zeit trennen. Sonst rechnest du mit Stunden, die du gar nicht gearbeitet hast.
• Aufbau mit Namen. Wenn jede Aufbau-Zeile mit dem Namen der Sache beginnt, zum Beispiel „Newsletter-Freebie: Texte“, siehst du am Monatsende, wie viele Stunden in jedes Projekt geflossen sind, und kannst ehrlich sagen, ob es läuft oder liegt.

Und jetzt die Frage, die ich mir am Monatsanfang als Erstes stelle: Wie viele Stunden hast du im letzten Monat an Geld gearbeitet, das noch nicht beauftragt war?