Diese Woche sitze ich mit einem Betrieb zusammen, der KI im ganzen Team nutzen will. Eine Frage steht dort schon vorab im Raum, und sie taucht gerade in vielen Betrieben auf: Müssen unsere Mitarbeitenden jetzt eigentlich ein KI-Zertifikat machen? Weil die Antwort so viele betrifft, steht sie hier.
Die kurze Antwort: Ein Zertifikat schreibt kein Gesetz vor. Eine Pflicht gibt es trotzdem, und sie ist leichter zu erfüllen, als die meisten denken. Sie verlangt aber etwas, das ein Zertifikat allein nicht liefert.
Stand dieses Artikels ist der 5. Oktober 2026. Er erklärt die Lage für Betriebe, die KI im Alltag nutzen, und ist keine Rechtsberatung.
Was das Gesetz verlangt
Die Pflicht steht in Artikel 4 der EU-KI-Verordnung, auch AI Act genannt. Sie gilt seit dem 2. Februar 2025 für alle, die KI-Systeme anbieten oder im Betrieb einsetzen. Einsetzen heißt dabei schon: Deine Leute schreiben Angebote mit ChatGPT, lassen sich Protokolle zusammenfassen oder nutzen einen KI-Assistenten im Kundenservice.
Ursprünglich hieß es, Unternehmen müssten „sicherstellen“, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Diese Formulierung hat viele nervös gemacht, weil sie nach einem Nachweis pro Person klang. Im Juli 2026 hat die EU den Artikel mit dem sogenannten Digital Omnibus neu gefasst (Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026). Jetzt müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. Ein bestimmtes Kompetenzniveau für jede einzelne Person muss nicht mehr garantiert werden.
Daraus folgen drei Dinge:
- Es gibt keine Pflicht zu einem Zertifikat. Weder die Verordnung noch die Neufassung verlangen eine Prüfung oder eine bestimmte Bescheinigung.
- Es gibt eine Pflicht zu handeln. Wer KI einsetzt und nichts tut, um sein Team dafür fit zu machen, erfüllt Artikel 4 nicht.
- Artikel 4 steht nicht im Bußgeldkatalog der Verordnung. Ganz folgenlos ist er trotzdem nicht: Geht durch einen unbedachten KI-Einsatz etwas schief, wird die Frage, ob dein Team geschult war, schnell zur Frage nach der Sorgfalt.
Warum ein Zertifikat das Problem nicht löst
Ein Zertifikat beweist, dass jemand einen Kurs besucht hat. Es beweist nicht, dass er weiß, welche Kundendaten er in welches Werkzeug eingeben darf, oder dass er einen KI-Entwurf prüft, bevor er ihn verschickt.
Genau darum geht es im Gesetz. Gemeint ist die Kompetenz, die zur Rolle passt. Die Kollegin im Backoffice, die Anfragen mit KI vorsortiert, braucht etwas anderes als der Kollege im Marketing, der Bilder generiert, und die Geschäftsführung braucht den Überblick, wer was nutzt. Ein Kurs von der Stange für alle deckt das selten ab.
Der bessere Nachweis ist deshalb eine nachvollziehbare Praxis: Wer nutzt welche KI wofür, was wurde dazu vermittelt, welche Regeln gelten im Haus. Das lässt sich in einem Ordner festhalten, und genau dieser Ordner ist es, den du im Zweifel vorzeigen willst.
In fünf Schritten zur erfüllten Pflicht
1. Erfassen, wer KI wofür nutzt
Bevor du schulst, musst du wissen, was im Haus passiert. Frag offen nach: Welche Werkzeuge nutzt ihr, mit welchem Zugang, für welche Aufgaben? In vielen Betrieben kommt dabei heraus, dass mehr KI im Einsatz ist, als die Chefin denkt, oft über private Konten.
2. Rollen bilden
Fasse die Leute nach ihrem Einsatz zusammen, nicht nach Abteilung. Typische Gruppen sind: Wer Texte und Mails mit KI schreibt, wer mit Kundendaten arbeitet, wer KI-Inhalte nach außen gibt, und wer entscheidet, welche Werkzeuge erlaubt sind.
3. Passend schulen
Jede Gruppe bekommt, was sie braucht: Grundlagen, wie KI-Systeme arbeiten und wo sie danebenliegen, dazu die Regeln für den eigenen Einsatz und Übungen an echten Aufgaben aus dem Betrieb. Ein halber Tag, der an den eigenen Abläufen geübt wird, bringt mehr als ein allgemeiner Onlinekurs, den alle nebenbei durchklicken.
4. Regeln aufschreiben
Eine kurze KI-Richtlinie für den Betrieb reicht oft auf zwei Seiten: welche Werkzeuge erlaubt sind, was niemals in eine KI eingegeben wird, wer Ergebnisse prüft, bevor sie nach außen gehen, und wen man fragt, wenn man unsicher ist.
5. Festhalten und auffrischen
Notiere, wer wann woran teilgenommen hat und welche Inhalte vermittelt wurden. Eine Teilnahmebestätigung pro Person ist dafür ein gutes Mittel. Da sich die Werkzeuge ständig ändern, gehört eine Auffrischung einmal im Jahr dazu, und jede neue Kollegin wird beim Start eingewiesen.
Was du besser lässt
Die KI im Betrieb zu verbieten, bis alle geschult sind. Das klingt vorsichtig, führt in der Praxis aber dazu, dass die Leute heimlich mit privaten Konten weitermachen. Dann hast du weder Überblick noch Regeln, und gerade dort entstehen die Datenschutzprobleme.
Genauso wenig hilft es, das Thema mit einem Massenkurs abzuhaken, der für alle gleich ist. Er kostet die Arbeitszeit des ganzen Teams und lässt die eigentliche Frage offen, was in deinem Betrieb erlaubt ist und was nicht.
Wenn du das nicht allein aufsetzen willst
Ich begleite Betriebe genau bei diesen Schritten: mit einem KI-Check, der erfasst, was im Haus schon läuft und was zu tun ist, und mit einem Workshop, der das Team an den eigenen Abläufen schult, mit Teilnahmebestätigung als Nachweis. Schreib mir kurz, wie viele Leute bei dir mit KI arbeiten, dann bekommst du eine schriftliche Einschätzung: mail@projektschmiederei.de
Häufige Fragen
Gilt die Schulungspflicht auch, wenn wir nur ChatGPT nutzen?
Ja. Die Pflicht hängt am Einsatz von KI im Betrieb, nicht an der Größe oder der Art des Werkzeugs. Auch wer nur einen Chat-Assistenten für Texte nutzt, setzt ein KI-System ein.
Gilt das auch für Selbstständige ohne Mitarbeitende?
Artikel 4 spricht vom Personal und von Personen, die in deinem Auftrag mit KI arbeiten. Wer allein arbeitet, hat niemanden zu schulen, sollte aber selbst wissen, was er tut. Sobald eine freie Mitarbeiterin oder eine Assistenz mit deinen KI-Werkzeugen arbeitet, betrifft es auch sie.
Wer darf eine KI-Schulung durchführen?
Dafür gibt es keine Zulassung. Entscheidend ist, dass die Inhalte zum Einsatz im Betrieb passen und die Teilnahme festgehalten wird. Ob die Schulung intern oder extern stattfindet, ist frei.
Was passiert, wenn wir nichts tun?
Ein eigenes Bußgeld für Artikel 4 sieht die Verordnung nicht vor. Ohne Schulung und Regeln steigt aber das Risiko, dass jemand vertrauliche Daten in ein falsches Werkzeug gibt oder ungeprüfte KI-Ergebnisse an Kunden schickt. Dann zählt, ob du als Betrieb vorgesorgt hast.
Wie oft muss geschult werden?
Feste Fristen nennt die Verordnung nicht. Sinnvoll ist eine Einweisung beim Start, eine Auffrischung etwa einmal im Jahr und eine kurze Schulung, wenn ein neues Werkzeug dazukommt.
