Neulich saß ich mit einer Bekannten beim Mittagessen. Sie arbeitet in der Verwaltung eines mittelgroßen Unternehmens und ist dort sogar für das Thema KI zuständig. Irgendwann kamen wir darauf, und sie winkte ab: Das sei bei ihnen eigentlich erledigt. Es gibt eine Lizenz, das ganze Team war bei einem Workshop, alle wissen jetzt, wie man einen Chatbot bedient.
Zwei Sätze später erzählte sie, dass sie überzeugt ist, ihren eigenen Arbeitstag mit KI viel schneller erledigen zu können. Sie weiß nur nicht, wo sie anfangen soll. Und sie weiß nicht, ob sie das überhaupt darf.
Das ist der Punkt, um den es in diesem Artikel geht. Das Unternehmen hat KI eingeführt. Am Schreibtisch der Frau, die das Thema verantworten soll, hat sich trotzdem nichts geändert.
Warum KI-Beratung beim Unternehmen anfängt
Wenn du dir anschaust, was gerade an KI-Beratung angeboten wird, geht es fast immer um das Unternehmen als Ganzes. Prozesse automatisieren, Daten zusammenführen, Abläufe in der Produktion verbessern, eine KI-Strategie für die Geschäftsführung. Das ist sinnvoll, und es ist dort, wo das Budget sitzt. Entschieden wird oben, also wird oben verkauft.
Dazu kommt die Schulungspflicht aus der EU-KI-Verordnung. Sie hat viele Betriebe dazu gebracht, einmal alle in einen Raum zu setzen und zu erklären, wie die Werkzeuge funktionieren. Damit ist die Pflicht erfüllt, und für die Geschäftsführung ist das Thema abgehakt.
Was dabei durchrutscht: der einzelne Arbeitsplatz
Gearbeitet wird aber an einzelnen Schreibtischen. Dort sitzt jemand mit einem Postfach, das jeden Morgen voll ist, mit drei Tabellen, die niemand außer ihr versteht, mit Berichten, die jeden Monat neu geschrieben werden, und mit Anfragen, die zu achtzig Prozent gleich sind.
Ein allgemeiner Workshop erklärt, wie ein Werkzeug funktioniert. Er beantwortet nicht, was diese eine Person morgen früh damit anders machen soll. Die Übersetzung von „so funktioniert KI“ zu „so sieht mein Dienstag aus“ bleibt bei jedem Einzelnen hängen. Und weil der Alltag voll ist, passiert sie meistens nie.
Ich halte das für die größte Lücke im Moment. Die Werkzeuge sind da, die Lizenzen sind bezahlt, und trotzdem arbeiten die meisten Menschen genauso wie vor zwei Jahren. Mit gelegentlichen Ausflügen in den Chatbot, wenn eine Mail besonders schwierig ist.
So sieht es aus, wenn KI an einem Schreibtisch ankommt
Ich arbeite allein, und genau deshalb habe ich mir diese Frage sehr früh für mich selbst gestellt. Mein Arbeitstag sieht inzwischen so aus: Ich gebe Aufgaben, oft per Sprache vom Handy aus, und Claude erledigt sie. Es sortiert mein Postfach, bereitet Antworten vor, pflegt meine Tabellen, recherchiert und hält am Abend fest, was an dem Tag passiert ist.
Ein Beispiel aus dem Oktober: Mittags war ich in der Stadt verabredet, nachmittags einkaufen. In dieser Zeit sind sechs Angebote an frühere Kooperationspartner rausgegangen. Für jede Firma wurde vorher der alte Mailverlauf durchsucht, die alten Artikel wurden korrigiert und die Website der Firma geprüft. Ich habe jeden Kontakt einzeln auf dem Handy gesehen und entschieden, ob die Mail rausgeht. Geschrieben und verschickt habe ich keine davon selbst.
Entscheidend daran ist die Einrichtung: Wo liegen meine Notizen, welche Regeln gelten, was darf ohne mich passieren und was nie. Das ist der Teil, den kein allgemeiner Workshop liefern kann, weil er bei jeder Person anders aussieht.
Drei Fragen für deinen eigenen Arbeitsplatz
Wenn du angestellt bist und dein Betrieb KI schon „eingeführt“ hat, oder wenn du selbstständig bist und niemand dir etwas vorgibt, helfen dir diese drei Fragen weiter.
- Was darf ich? Gibt es eine Richtlinie, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten nie hineingehören? Wenn nicht, frag danach, bevor du loslegst. Kundendaten und Personaldaten sind die übliche Grenze.
- Wo verliere ich am meisten Zeit? Schreib eine Woche lang auf, welche Aufgaben sich wiederholen. Meistens sind es immer gleiche Antworten, Zusammenfassungen und Tabellen, die von Hand gepflegt werden.
- Welche Aufgabe gebe ich zuerst ab? Nimm genau eine. Die, die am häufigsten vorkommt und am wenigsten Fingerspitzengefühl braucht. Erst wenn die sitzt, kommt die nächste.
Das klingt banal. Es ist trotzdem der Schritt, den in den meisten Betrieben niemand für den Einzelnen macht.
Für Selbstständige gilt das doppelt
Als Selbstständige bist du Geschäftsführung, IT-Abteilung und Mitarbeiterin in einer Person. Niemand schreibt dir eine Richtlinie, niemand schickt dich zum Workshop, und niemand nimmt dir die Einrichtung ab. Gleichzeitig ist der Hebel bei dir am größten, weil jede Stunde, die du nicht mit Verwaltung verbringst, eine Stunde für Kunden ist.
Genau hier liegt für mich der eigentliche Wert von KI im Moment: Aus einem Menschen mit vollem Schreibtisch wird wieder jemand, der Zeit für die Arbeit hat, für die er bezahlt wird.
Wenn du das angehen willst
Für Betriebe biete ich einen KI-Check und einen Workshop an, der mit den echten Abläufen deines Teams arbeitet. Alles dazu findest du auf der Seite KI-Check und Team-Workshop. Wenn du allein arbeitest oder es um deinen eigenen Schreibtisch geht: Dafür gibt es KI am eigenen Arbeitsplatz, einen halben Tag, an dem wir deine drei größten Zeitfresser angehen.
Wenn du selbstständig bist und dir ein System wie meins einrichten willst, schau dir Claude Brain an. Und wenn du erst einmal reden willst, schreib mir auf WhatsApp.
Häufige Fragen
Reicht ein Team-Workshop nicht aus?
Für die Grundlagen ja. Er erklärt, wie die Werkzeuge funktionieren und was erlaubt ist. Was er selten leistet, ist der Schritt an den einzelnen Arbeitsplatz. Der braucht jemanden, der sich die konkreten Aufgaben einer Person ansieht.
Darf ich KI im Job einfach selbst nutzen?
Das hängt von den Regeln in deinem Betrieb ab. Frag nach einer Richtlinie, bevor du Kundendaten, Personaldaten oder interne Zahlen in ein Werkzeug gibst. Gibt es keine, ist das ein guter Anlass, eine anzustoßen.
Welche Aufgaben eignen sich für den Anfang?
Alles, was sich oft wiederholt und wenig Fingerspitzengefühl braucht: Standardantworten auf Anfragen, Zusammenfassungen von Besprechungen, Entwürfe für Berichte, das Aufräumen von Tabellen.
Brauche ich dafür teure Software?
Nein. Für den Anfang reicht ein gängiges KI-Werkzeug in der Bezahlversion. Entscheidend ist, wie du es einrichtest und in deinen Tag einbaust.
